Création manuelle
Saisissez directement une commission d’office : nature, juridiction, dossier et informations utiles, sans passer par un document externe.
Logiciel de gestion des commissions d’office
Créez, traitez et affectez vos commissions d’office depuis une seule plateforme. BaroPilot permet au secrétariat de créer une commission manuellement, d’importer des documents ou de laisser l’intelligence artificielle analyser plusieurs commissions d’office automatiquement.
Les traitements s’exécutent en arrière-plan : continuez à travailler pendant l’analyse et recevez une notification lorsque vos commissions sont prêtes à être vérifiées.
BaroPilot identifie ensuite la nature de chaque commission et applique les règles du barreau pour sélectionner les avocats éligibles depuis vos listes d’autorisation ou de volontariat.
Création manuelle · Import IA en masse · Traitement en arrière-plan · Listes d’autorisation · Volontariat · Affectation automatique
Trois façons de créer une commission d’office
Le secrétariat reçoit les commissions d’office sous des formes variées : courrier, notification, réquisition ou simple message. BaroPilot s’adapte à chacune de ces situations.
Import de fichier, analysé par l’IA
Importez le fichier reçu — réquisition, notification, courrier — et laissez l’IA en extraire la nature, la juridiction et les informations du dossier.
Texte libre, analysé par l’IA
Collez le texte d’une notification ou d’un courriel : l’IA identifie les mêmes informations sans nécessiter de fichier à importer.
Créez plusieurs commissions d’office en une seule fois grâce à l’IA
BaroPilot ne se limite pas à l’analyse d’une commission d’office à la fois. Le secrétariat peut importer plusieurs documents ou transmettre plusieurs éléments à analyser afin de créer plusieurs commissions d’office automatiquement.
L’intelligence artificielle analyse chaque document, identifie les informations utiles et prépare les commissions correspondantes :
- la nature de la commission d’office
- la juridiction et la formation concernées
- le dossier et son numéro
- le magistrat ou l’autorité à l’origine de la désignation
- la date et l’échéance de la commission
- les informations relatives au justiciable, lorsqu’elles sont disponibles
Importez vos commissions, BaroPilot s’occupe du traitement
Vous n’avez pas besoin d’attendre devant l’écran pendant l’analyse.
Les documents sont traités en arrière-plan par BaroPilot. Vous pouvez continuer à utiliser la plateforme pendant que l’intelligence artificielle extrait les informations et prépare les différentes commissions d’office.
Une fois le traitement terminé, vous recevez une notification et pouvez directement retrouver les commissions créées, contrôler les informations détectées puis les valider.
Traitez plusieurs dossiers sans ressaisie manuelle
Vous recevez plusieurs réquisitions, notifications ou courriers en même temps ?
Importez-les dans BaroPilot et laissez l’IA préparer les commissions d’office correspondantes. Le secrétariat peut ainsi :
- importer plusieurs documents à la suite
- lancer plusieurs analyses simultanément
- continuer à travailler pendant le traitement
- être averti lorsque les commissions sont prêtes
- vérifier les informations extraites avant validation
- lancer ensuite l’affectation des avocats selon les règles du barreau
BaroPilot transforme ainsi une succession de saisies manuelles en un processus beaucoup plus rapide : import, analyse par IA, création des commissions, vérification puis affectation.
Reliez chaque nature de commission d’office à la bonne liste d’avocats
Toutes les commissions d’office ne mobilisent pas les mêmes avocats. BaroPilot permet de relier chaque nature de commission d’office à une liste d’autorisation ou de volontariat, afin que l’affectation respecte l’organisation du barreau.
Une nature, une liste
Chaque nature de commission d’office — pénal, mineurs, étrangers, ou toute autre catégorie définie par le barreau — est reliée à la liste d’avocats correspondante.
Listes d’autorisation
Une nature peut être réservée aux avocats habilités inscrits sur une liste d’autorisation, afin que seuls les avocats compétents soient pris en compte.
Listes de volontariat
Une autre nature peut s’appuyer sur une liste de volontaires, constituée des avocats ayant choisi d’être désignés sur ce type de commission d’office.
Une organisation qui reste la vôtre
Cette liaison nature ↔ liste reprend l’organisation déjà en place au barreau, sans imposer de fonctionnement standardisé.
De l’analyse du document à l’affectation de l’avocat
Chaque commission d’office créée par l’IA suit ensuite les règles définies par le barreau.
- 1
Import du document ou saisie du texte
Importez une réquisition, une notification, un courrier ou collez directement le contenu reçu.
- 2
Analyse automatique par l’IA
BaroPilot extrait les informations nécessaires à la création de la commission d’office.
- 3
Traitement en arrière-plan
Plusieurs commissions peuvent être analysées sans bloquer votre travail dans BaroPilot.
- 4
Notification lorsque les commissions sont prêtes
Le secrétariat est averti lorsque l’analyse est terminée.
- 5
Vérification des informations
Les informations détectées restent contrôlables avant validation.
- 6
Affectation selon les règles du barreau
La nature de la commission permet d’identifier la liste d’autorisation ou de volontariat correspondante et de proposer ou désigner un avocat éligible.
Automatisez la gestion des commissions d’office sans changer votre organisation
BaroPilot permet au barreau d’automatiser une grande partie du traitement administratif des commissions d’office tout en conservant ses propres règles métier.
L’objectif n’est pas d’imposer un nouveau fonctionnement, mais de réduire les opérations répétitives : lecture des documents, saisie des informations, création des commissions, recherche des avocats éligibles et suivi des affectations.
Le secrétariat garde la maîtrise des validations tandis que BaroPilot prend en charge les tâches pouvant être automatisées.
Suivez toutes les commissions d’office au même endroit
Plus besoin de reconstituer le suivi des commissions d’office à partir de plusieurs fichiers ou boîtes e-mail. Le secrétariat retrouve directement dans BaroPilot :
- les commissions d’office en cours et leur statut
- l’avocat affecté à chaque commission
- la nature et la liste utilisées pour l’affectation
- l’historique des commissions déjà traitées par chaque avocat
- les commissions en attente d’affectation
Donnez à chaque avocat une vision claire de ses commissions
Les avocats disposent d’un accès à leurs commissions d’office. Ils peuvent notamment retrouver :
- les commissions d’office qui leur sont affectées
- la nature et les informations du dossier concerné
- l’échéance à respecter
- l’historique de leurs commissions passées
Le secrétariat limite ainsi les échanges individuels destinés simplement à transmettre un dossier ou une échéance.
Questions fréquentes sur la gestion des commissions d’office
Peut-on créer une commission d’office sans document à importer ?
Oui. La création manuelle permet de saisir directement une commission d’office sans passer par un import de fichier ou un texte à analyser.
Quels types de fichiers peut-on importer ?
Les fichiers reçus par le barreau — réquisitions, notifications, courriers — peuvent être importés. L’IA en extrait la nature et les informations utiles à la création de la commission d’office.
Faut-il un fichier pour utiliser l’analyse par l’IA ?
Non. Le texte d’une notification ou d’un courriel peut être collé directement, sans fichier associé. L’IA en extrait les mêmes informations.
Peut-on créer plusieurs commissions d’office en même temps ?
Oui. BaroPilot permet de lancer l’analyse de plusieurs documents ou commissions d’office sans devoir attendre la fin de chaque traitement. L’intelligence artificielle analyse les éléments en arrière-plan et prépare les commissions correspondantes.
Dois-je attendre pendant l’analyse des commissions par l’IA ?
Non. Les analyses sont réalisées en arrière-plan. Vous pouvez continuer à travailler dans BaroPilot pendant le traitement. Une notification vous informe lorsque les commissions d’office sont prêtes à être vérifiées et validées.
Comment BaroPilot choisit-il l’avocat affecté ?
Chaque nature de commission d’office est reliée à une liste d’avocats, d’autorisation ou de volontariat. BaroPilot utilise cette liaison pour proposer ou désigner un avocat éligible.
Qu’est-ce qu’une liste d’autorisation ?
Une liste d’autorisation regroupe les avocats habilités à intervenir sur une nature de commission d’office déterminée, par exemple pour une compétence spécifique.
Qu’est-ce qu’une liste de volontariat ?
Une liste de volontariat regroupe les avocats ayant choisi d’être désignés sur une nature de commission d’office. BaroPilot s’appuie sur cette liste lors de l’affectation.
Une même nature peut-elle être reliée à plusieurs listes ?
La liaison entre une nature et ses listes est configurée par le barreau selon son organisation, afin de représenter fidèlement ses règles existantes.
Les avocats peuvent-ils consulter leurs commissions d’office ?
Oui. Chaque avocat retrouve dans son espace les commissions d’office qui lui sont affectées, la nature du dossier et l’échéance à respecter.
Peut-on suivre l’historique des commissions d’un avocat ?
Oui. BaroPilot conserve l’historique des commissions d’office traitées par chaque avocat, consultable par le secrétariat de l’Ordre.
Simplifiez la gestion des commissions d’office de votre barreau
Créez vos commissions d’office manuellement, par import ou en texte libre, et laissez BaroPilot les affecter selon la nature de chaque commission et vos listes d’avocats.
BaroPilot s’adapte aux règles de votre barreau sans vous imposer un modèle d’organisation.