Des permanences entièrement personnalisables
Créez autant de permanences que nécessaire et définissez librement leur fonctionnement.
Logiciel de gestion des permanences d’avocats
Créez les permanences de votre barreau, configurez librement leurs créneaux et leurs effectifs, associez les avocats autorisés ou volontaires et générez automatiquement vos plannings selon vos propres règles.
BaroPilot s’adapte à l’organisation de votre Ordre : aucun modèle de permanence n’est imposé. Vos avocats utilisent déjà CLIPA ? Voir aussi son fonctionnement.
Créneaux personnalisables · Candidatures · Listes d’autorisation · Volontariat · Génération automatique
Gérez les permanences selon l’organisation de votre barreau
Chaque barreau fonctionne différemment. Horaires, durée des gardes, nombre d’avocats nécessaires, conditions d’accès, candidatures ou volontariat : l’organisation des permanences dépend des règles définies par chaque Ordre.
BaroPilot permet de reproduire cette organisation directement dans le logiciel. Créez vos permanences, configurez leurs créneaux et choisissez pour chacune la manière dont les avocats doivent être sélectionnés.
Des créneaux adaptés à vos besoins
Chaque permanence peut comporter plusieurs créneaux avec des horaires et des effectifs différents.
Des listes d’avocats dédiées
Associez une permanence à une liste d’autorisation, une liste de volontaires ou aux avocats concernés par son organisation.
Plusieurs modes de génération
Générez vos plannings à partir des candidatures, d’une liste d’avocats ou d’une combinaison des deux.
Créez librement vos permanences
BaroPilot ne vous impose aucun catalogue de permanences prédéfini. Chaque Ordre peut créer les permanences correspondant à son propre fonctionnement et définir ses règles indépendamment des autres.
Pour chaque permanence, vous pouvez notamment définir :
- son nom
- ses périodes de fonctionnement
- ses créneaux
- le nombre d’avocats nécessaires
- les avocats pouvant y participer
- son mode de génération
- ses règles d’attribution
Vous adaptez ainsi BaroPilot à votre organisation existante, et non l’inverse.
Une permanence peut contenir plusieurs créneaux
Une même permanence peut comporter plusieurs créneaux avec des horaires, des durées et des besoins en effectif différents. Par exemple, une permanence peut être organisée ainsi :
Lundi
De 9 h à 18 h
1 avocat requis
Du mardi au dimanche
Du mardi 9 h au dimanche 18 h
2 avocats requis
Ces deux créneaux appartiennent à la même permanence. BaroPilot permet ainsi de représenter des organisations complexes sans obliger le gestionnaire à créer artificiellement plusieurs permanences.
Les créneaux d’une même permanence peuvent être configurés librement tant qu’ils ne se chevauchent pas.
Définissez le nombre d’avocats par créneau
Chaque créneau possède son propre besoin en effectif. Une permanence peut donc nécessiter :
- 1 avocat sur certains créneaux
- 2 avocats sur d’autres
- davantage d’avocats lorsque l’organisation du barreau le nécessite
Le planning tient automatiquement compte du nombre de places à pourvoir.
Associez chaque permanence aux avocats concernés
Toutes les permanences n’ont pas nécessairement vocation à être attribuées à l’ensemble des avocats du barreau. BaroPilot permet d’associer chaque permanence à une population spécifique.
Listes d’autorisation
Une permanence peut être réservée aux avocats appartenant à une liste déterminée. Seuls les avocats autorisés peuvent alors être pris en compte lors de la génération du planning.
Listes de volontariat
Vous pouvez également constituer une liste d’avocats volontaires pour une permanence. Cette liste devient alors la base utilisée pour les candidatures ou les attributions automatiques.
Des règles différentes pour chaque permanence : chaque permanence conserve ses propres paramètres. Un avocat peut donc être éligible à une permanence sans nécessairement l’être à une autre.
Choisissez le mode de génération de chaque permanence
BaroPilot permet de choisir indépendamment la méthode utilisée pour générer chaque planning.
Génération à partir des candidatures
Les avocats candidatent aux créneaux proposés. BaroPilot utilise ensuite les candidatures reçues pour construire le planning et attribuer les différentes places à pourvoir. Ce fonctionnement permet de privilégier les disponibilités et les souhaits exprimés par les avocats.
Génération à partir des candidatures et d’une liste
Les candidatures sont prises en compte en priorité. Lorsqu’un créneau ne dispose pas de suffisamment de candidats, BaroPilot peut compléter le planning à partir de la liste d’avocats associée à la permanence. Vous combinez ainsi volontariat et génération automatique.
Génération directement à partir d’une liste
Aucune phase de candidature n’est nécessaire. BaroPilot utilise directement la liste d’avocats autorisés ou volontaires afin de remplir les créneaux à pourvoir selon les règles configurées.
Chaque permanence peut disposer de son propre mode de génération.
Automatisez la création des plannings de permanence
Une fois la permanence configurée, BaroPilot dispose de toutes les informations nécessaires pour générer le planning.
- 1
Créez la permanence
Définissez son nom et son fonctionnement général.
- 2
Configurez les créneaux
Indiquez les jours, horaires et le nombre d’avocats nécessaires sur chaque période.
- 3
Associez les avocats concernés
Sélectionnez la liste d’autorisation ou de volontariat correspondant à cette permanence.
- 4
Choisissez le mode de génération
Candidatures, candidatures + liste ou génération directement depuis une liste.
- 5
Générez le planning
BaroPilot construit les affectations à partir des paramètres définis par le barreau.
- 6
Vérifiez et publiez
Le gestionnaire conserve la maîtrise du planning avant sa publication.
Respectez les règles d’attribution de votre barreau
Un planning de permanence ne consiste pas uniquement à remplir des créneaux. BaroPilot peut prendre en compte les informations nécessaires à la répartition des affectations :
- candidatures reçues
- appartenance aux listes concernées
- disponibilités et indisponibilités
- nombre d’avocats requis par créneau
- affectations déjà réalisées
- règles d’équité définies par le barreau
- contraintes propres à chaque permanence
Le gestionnaire conserve ainsi un cadre homogène pour générer les plannings sans devoir recomposer manuellement chaque affectation.
Centralisez les candidatures des avocats
Lorsque le mode de génération repose sur les candidatures, les avocats peuvent se positionner sur les créneaux ouverts. Le gestionnaire retrouve ensuite les candidatures directement dans BaroPilot.
Plus besoin de centraliser manuellement des réponses provenant de plusieurs e-mails, fichiers ou formulaires. Pour chaque période, le service peut connaître :
- les avocats candidats
- les créneaux demandés
- les places restant à pourvoir
- les candidatures retenues
- les éventuels créneaux nécessitant une attribution complémentaire
Gérez facilement les indisponibilités
Les indisponibilités déclarées peuvent être prises en compte lors de la génération des permanences. BaroPilot évite ainsi d’attribuer automatiquement un créneau à un avocat qui ne peut pas être disponible sur la période concernée.
Le planning est construit à partir d’informations centralisées et actualisées.
Répartissez les permanences plus équitablement
BaroPilot conserve l’historique des affectations afin d’aider le barreau à maintenir une répartition cohérente des permanences. Le gestionnaire peut retrouver les permanences déjà réalisées par chaque avocat et disposer d’une vision globale de la répartition.
Selon les règles choisies par le barreau, ces informations peuvent être utilisées lors des prochaines générations de planning.
Modifiez le planning sans tout recommencer
Une permanence peut évoluer après la génération du planning. Un avocat peut devenir indisponible, un créneau peut nécessiter une modification ou une affectation peut devoir être remplacée.
BaroPilot permet de faire évoluer le planning sans reconstruire manuellement toute la période. Le gestionnaire garde ainsi la maîtrise des affectations jusqu’à la réalisation de la permanence.
Donnez aux avocats une vision claire de leurs permanences
Les avocats disposent d’un accès à leurs informations de permanence. Selon le fonctionnement choisi par le barreau, ils peuvent notamment retrouver :
- leurs candidatures
- les créneaux auxquels ils sont affectés
- leurs prochaines permanences
- l’historique de leurs affectations
- les informations utiles liées à chaque permanence
Le secrétariat limite ainsi les échanges individuels simplement destinés à confirmer une date ou un horaire.
Un logiciel qui s’adapte au fonctionnement du barreau
La gestion des permanences est rarement identique d’un Ordre à l’autre. C’est pourquoi BaroPilot repose sur une logique configurable plutôt que sur des modèles imposés.
Une permanence, plusieurs créneaux
Les besoins peuvent changer selon les jours et les horaires sans nécessiter plusieurs permanences distinctes.
Une permanence, sa propre liste
Chaque permanence peut être associée aux avocats autorisés ou volontaires correspondants.
Une permanence, son propre mode de génération
Vous choisissez indépendamment entre candidatures, candidatures complétées par une liste ou génération directement depuis une liste.
Une organisation qui reste la vôtre
BaroPilot digitalise les règles existantes du barreau au lieu de vous obliger à modifier votre fonctionnement pour utiliser le logiciel.
Remplacez les fichiers Excel et les traitements manuels
La gestion manuelle des permanences implique souvent plusieurs outils : tableaux Excel, e-mails de candidature, listes d’avocats, calendriers, fichiers d’indisponibilités et modifications de dernière minute.
BaroPilot centralise ces éléments dans une seule plateforme. Le secrétariat retrouve au même endroit les permanences, leurs créneaux, les candidatures, les listes d’avocats et les plannings générés.
L’objectif : consacrer moins de temps à la construction des plannings et davantage au contrôle des situations particulières.
Questions fréquentes sur la gestion des permanences d’avocats
Peut-on créer librement ses permanences dans BaroPilot ?
Oui. BaroPilot n’impose pas de types de permanences prédéfinis. Chaque barreau crée les permanences correspondant à son organisation et configure indépendamment leurs règles.
Une permanence peut-elle contenir plusieurs créneaux ?
Oui. Une même permanence peut contenir plusieurs créneaux avec des horaires, des durées et des effectifs différents, à condition que ces créneaux ne se chevauchent pas.
Peut-on définir un nombre différent d’avocats selon les créneaux ?
Oui. Chaque créneau possède son propre nombre de places. Une permanence peut par exemple nécessiter un avocat le lundi et deux avocats sur un autre créneau de la semaine.
Peut-on réserver une permanence à certains avocats ?
Oui. Une permanence peut être reliée à une liste d’autorisation afin que seuls les avocats concernés soient pris en compte lors des candidatures ou de la génération du planning.
Peut-on gérer des listes de volontaires ?
Oui. Une permanence peut être associée à une liste de volontariat utilisée pour définir les avocats susceptibles d’être affectés.
Les avocats peuvent-ils candidater à une permanence ?
Oui. Lorsque le mode de génération choisi repose sur les candidatures, les avocats peuvent se porter candidats sur les créneaux ouverts.
Peut-on générer un planning sans candidature ?
Oui. BaroPilot peut générer directement un planning à partir de la liste d’avocats associée à la permanence.
Peut-on combiner candidatures et liste d’avocats ?
Oui. BaroPilot peut utiliser les candidatures reçues puis compléter les places restantes avec les avocats de la liste associée.
Peut-on utiliser un mode de génération différent selon les permanences ?
Oui. Chaque permanence possède ses propres paramètres et peut utiliser indépendamment le mode de génération adapté à son fonctionnement.
BaroPilot tient-il compte des indisponibilités ?
Les indisponibilités enregistrées peuvent être utilisées pour éviter les affectations incompatibles lors de la génération du planning.
Peut-on modifier un planning après sa génération ?
Oui. Le gestionnaire peut ajuster les affectations lorsque l’organisation de la permanence évolue.
Peut-on gérer plusieurs permanences simultanément ?
Oui. Le barreau peut créer et administrer plusieurs permanences, chacune possédant ses propres créneaux, listes et règles de génération.
Simplifiez la gestion des permanences de votre barreau
Créez vos permanences, configurez précisément leurs créneaux et leurs effectifs, associez les avocats concernés et automatisez la génération de vos plannings.
BaroPilot s’adapte aux règles de votre barreau sans vous imposer un modèle d’organisation.