Liste GAV majeurs
Les avocats appartenant à cette liste peuvent accéder aux procédures, guides, modèles et documents spécifiques aux gardes à vue majeurs.
GED pour barreau : centralisez et sécurisez tous vos documents
Centralisez les documents de votre barreau dans une GED pensée pour les ordres d’avocats. Règlements, guides, formulaires, modèles, délibérations, documents administratifs ou documents liés aux permanences : BaroPilot permet de classer, rechercher, publier et partager vos documents tout en contrôlant précisément quels avocats peuvent y accéder.
Attribuez les droits de lecture à tous les avocats, à certains utilisateurs ou directement aux avocats appartenant à une liste d’autorisation ou de volontariat.
- Recherche plein texte
- Classement par dossiers et catégories
- Gestion des droits d’accès
- Accès selon les listes d’avocats
- Workflow de publication
- Documents accessibles depuis un espace unique
Une GED conçue pour la gestion documentaire d’un barreau
La documentation d’un ordre des avocats peut rapidement être répartie entre plusieurs dossiers, logiciels, espaces partagés ou échanges par e-mail. BaroPilot rassemble ces contenus dans une GED centralisée pour le barreau afin que le secrétariat et les avocats puissent retrouver rapidement les documents dont ils ont besoin.
Centralisez notamment :
- règlements et décisions du Conseil de l’Ordre
- guides et procédures internes
- formulaires
- modèles de documents
- rôles et délibérés
- documents administratifs
- documents relatifs aux permanences
- documentation destinée à certains groupes d’avocats
- documents liés à la défense pénale ou aux commissions d’office
Gérez précisément les autorisations de lecture
Tous les documents du barreau n’ont pas vocation à être accessibles aux mêmes personnes. Avec BaroPilot, vous pouvez définir qui peut consulter chaque document. Un document peut par exemple être :
- réservé au secrétariat ou aux gestionnaires
- accessible à l’ensemble des avocats du barreau
- réservé à certains avocats
- accessible uniquement aux membres d’une liste d’autorisation
- accessible uniquement aux membres d’une liste de volontariat
Associez un document à une liste d’avocats
Vous disposez par exemple d’une liste d’avocats autorisés pour les gardes à vue, les mineurs, les victimes ou une autre activité organisée par votre barreau ? Vous pouvez rendre certains documents accessibles uniquement aux avocats appartenant à la liste concernée.
Un avocat inscrit sur une liste donnée retrouve ainsi directement la documentation qui lui est destinée, sans avoir accès aux documents réservés aux autres groupes.
Cela permet de gérer simplement les documents liés aux différents dispositifs du barreau tout en conservant un contrôle précis sur leur diffusion.
Les bons documents pour les bons avocats
La GED BaroPilot s’appuie sur les informations déjà présentes dans votre outil de gestion du barreau. Les droits documentaires peuvent ainsi être liés à votre organisation métier. Par exemple :
Liste mineurs
Les membres de cette liste retrouvent uniquement les documents utiles aux permanences et interventions concernant les mineurs.
Liste victimes
Les documents spécifiques à l’assistance des victimes peuvent être réservés aux avocats habilités ou volontaires pour cette mission.
Les listes restent entièrement personnalisables selon le fonctionnement de votre barreau.
Retrouvez un document en quelques secondes
Plus besoin de parcourir une succession de dossiers ou de rechercher un ancien e-mail. La recherche de BaroPilot permet de retrouver un document à partir :
- de son titre
- de sa description
- de son contenu
- de ses tags
- de son dossier
- de sa catégorie
- de son statut
Quelques mots suffisent pour retrouver rapidement un règlement, un formulaire, un guide ou une procédure.
Organisez la documentation du barreau
Créez une organisation documentaire adaptée au fonctionnement de votre ordre. Vous pouvez structurer votre GED avec des dossiers et catégories correspondant à vos besoins :
- Conseil de l’Ordre
- défense pénale
- permanences
- commissions d’office
- formations
- procédures internes
- formulaires
- communication
- documentation administrative
Ajoutez ensuite des tags pour faciliter encore davantage la recherche.
Maîtrisez la publication des documents
Un document peut être préparé sans être immédiatement accessible aux avocats. BaroPilot permet de gérer différentes étapes avant sa diffusion.
- 1
Ajoutez le document
Importez votre règlement, formulaire, guide, procédure ou modèle dans la GED.
- 2
Classez-le
Choisissez son dossier, sa catégorie et ajoutez les tags nécessaires.
- 3
Définissez les droits de lecture
Indiquez quels utilisateurs ou quelles listes d’avocats peuvent accéder au document.
- 4
Vérifiez le document
Conservez-le sous forme de brouillon pendant sa préparation ou sa validation.
- 5
Publiez-le
Une fois publié, le document devient accessible uniquement aux personnes autorisées.
Centralisez la documentation sans perdre le contrôle
La GED de BaroPilot permet au barreau de disposer d’un référentiel documentaire unique tout en maîtrisant précisément la diffusion des informations. Le secrétariat conserve la gestion des documents et des autorisations tandis que chaque avocat retrouve uniquement les ressources correspondant à ses droits et à ses activités au sein du barreau.
Vous évitez ainsi :
- les documents envoyés plusieurs fois par e-mail
- les anciennes versions qui continuent à circuler
- les dossiers partagés difficiles à organiser
- les documents sensibles accessibles trop largement
- les recherches longues pour retrouver une procédure ou un formulaire
Une GED directement intégrée au logiciel de gestion du barreau
La gestion documentaire n’est pas isolée du reste de BaroPilot. Les documents peuvent s’inscrire dans la même organisation que vos :
- avocats
- listes d’autorisation et de volontariat
- permanences
- commissions d’office
- formations
- autres processus du barreau
Vous disposez ainsi d’une GED intégrée à votre logiciel de gestion du barreau, plutôt que d’un simple espace de stockage de fichiers.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une GED pour barreau ?
Une GED, ou gestion électronique des documents, permet au barreau de centraliser, organiser, rechercher et partager sa documentation depuis un espace unique. BaroPilot ajoute une gestion des droits d’accès adaptée aux ordres d’avocats.
Quels documents peut-on stocker dans la GED ?
Vous pouvez notamment centraliser des règlements, guides, formulaires, modèles, procédures internes, rôles, délibérations et documents relatifs aux permanences ou aux commissions d’office.
Peut-on limiter l’accès à certains documents ?
Oui. Les droits de lecture peuvent être définis pour chaque document afin de déterminer quels utilisateurs ou groupes d’avocats peuvent le consulter.
Peut-on réserver un document aux avocats d’une liste ?
Oui. Un document peut être rendu accessible uniquement aux avocats appartenant à une liste d’autorisation ou de volontariat donnée. Par exemple, un guide relatif aux gardes à vue peut être réservé aux avocats appartenant à la liste correspondante.
Les avocats voient-ils les brouillons ?
Non. Les documents en préparation peuvent rester réservés aux gestionnaires. Ils deviennent accessibles aux avocats concernés uniquement après leur publication.
Peut-on rechercher le contenu d’un document ?
Oui. BaroPilot permet de rechercher les documents à partir de leur titre, de leur contenu, de leurs tags et de différents critères de classement.
Les droits peuvent-ils être différents selon les documents ?
Oui. Chaque document peut disposer de ses propres règles de visibilité en fonction des besoins du barreau.
Centralisez et sécurisez la documentation de votre barreau
Classez, recherchez et publiez vos documents tout en contrôlant précisément quels avocats ou quelles listes peuvent y accéder.